Nebenkostenabrechnung Frist: 12 Monate, dann ist Schluss mit Nachforderungen

Für Gewerbemietverträge gilt § 556 Abs. 3 BGB nicht; dort sind Fristen Vertragssache. Für Wohnraum kann die Frist nicht zum Nachteil des Mieters verlängert werden (§ 556 Abs. 4 BGB).

Nachforderung ausgeschlossen

Geht die Abrechnung nach Ablauf der zwölf Monate zu, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das gilt auch, wenn die Abrechnung inhaltlich richtig ist.

Ausnahme: nicht zu vertreten

Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, bleibt die Nachforderung möglich, etwa weil ein Versorger seine Rechnung trotz Mahnung erst nach Fristablauf geschickt hat. Dann muss er in der Regel binnen drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses abrechnen.

Guthaben bleibt auszuzahlen

Ein Guthaben des Mieters geht durch die Verspätung nicht verloren. Der Vermieter muss weiterhin abrechnen und das Guthaben erstatten; der Mieter kann die Abrechnung verlangen und laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis sie vorliegt.

Abrechnungspflicht bleibt

Die Frist begrenzt nur die Nachforderung. Die Pflicht, abzurechnen, besteht weiter; der Mieter kann sie einfordern und in der Regel seine Vorauszahlungen insgesamt zurückverlangen, solange nicht abgerechnet ist.

Frist

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Einwendungen sind dem Vermieter innerhalb dieser Frist mitzuteilen.

Nach Ablauf

Spätere Einwendungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Nicht umlagefähige Kosten muss der Mieter dann in der Regel trotzdem zahlen.

Belegeinsicht

Der Mieter darf die Belege einsehen. Bis zur Einsicht kann er eine Nachzahlung zurückhalten; die Einwendungsfrist läuft davon unabhängig weiter.

Formale Fehler

Fehlt eine Mindestangabe (Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen), ist die Abrechnung formell unwirksam und setzt die Einwendungsfrist nicht in Gang; eine Nachforderung bleibt nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen.

Drei Jahre

Nachforderungen des Vermieters und Guthaben des Mieters verjähren in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB).

Beginn

Mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB), also mit dem Zugang der Abrechnung. Zugang im Jahr 2026: Verjährung am 31.12.2029.

Ohne Abrechnung

Solange keine Abrechnung vorliegt, beginnt die Verjährung des Guthabens nicht. Der Anspruch des Mieters auf Abrechnung selbst verjährt ebenfalls erst drei Jahre nach Ablauf der Abrechnungsfrist.

Zugang statt Absendung

Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter bis zum letzten Tag zugeht, also in seinen Briefkasten gelangt. Das Datum des Schreibens oder der Poststempel reichen nicht.

Nachweis

Persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einwurf-Einschreiben; beim Übergabe-Einschreiben droht ein verspäteter Zugang, wenn der Mieter das Schreiben erst Tage später abholt.

Wochenende und Feiertag

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 193 BGB). Der Briefkasten muss aber zu einer Zeit erreicht werden, zu der mit Leerung zu rechnen ist.

Abweichender Zeitraum

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Er muss nicht das Kalenderjahr sein; die Frist läuft immer ab dem Ende des vereinbarten Zeitraums.

Wie die Abrechnung aufgebaut sein muss, steht unter Nebenkostenabrechnung erstellen; zum Selbstrechnen gibt es die kostenlose Excel-Vorlage.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum des Schreibens.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Eine Nachforderung ist ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben muss der Vermieter trotzdem auszahlen; der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen.

Wie lange kann der Mieter Einwendungen erheben?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Wann verjährt eine Nachforderung oder ein Guthaben?

In drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Für eine Abrechnung, die 2026 zugeht, endet die Verjährung am 31. Dezember 2029.

Zählt das Datum auf der Abrechnung oder der Zugang?

Der Zugang beim Mieter. Wer die Abrechnung am letzten Tag der Frist zur Post gibt, ist in der Regel zu spät. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 193 BGB).

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