Kostenlose Vorlage
Nebenkostenabrechnung Vorlage: Excel kostenlos, mit PDF-Muster
Eine Excel-Vorlage mit den Blättern Kosten, Einheiten und Abrechnung, die den Anteil jeder Wohnung nach Fläche, Personen oder gleich je Einheit berechnet und Vorauszahlungen gegenrechnet. Dazu ein PDF-Muster, wie die fertige Abrechnung für den Mieter aussieht. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
.xlsx mit vier Blättern, PDF mit erfundenen Werten. Beide Dateien entstehen in Ihrem Browser, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Was in der Vorlage steckt
Vier Blätter, eine Rechnung. Die Formeln sind offen und lassen sich anpassen.
- Blatt „Kosten“
- Eine Zeile je Kostenart nach § 2 BetrKV: Kostenart, Gesamtbetrag des Abrechnungszeitraums, Umlageschlüssel. Dreizehn Kostenarten sind vorbelegt, von Grundsteuer bis Sonstige Betriebskosten, jede mit Hinweis auf die BetrKV-Nummer.
- Blatt „Einheiten“
- Eine Zeile je Wohnung: Bezeichnung, Wohnfläche in m², Personenzahl und die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen. Summen und Einheitenzahl werden automatisch gebildet.
- Blatt „Abrechnung“
- Rechnet selbst: je Kostenart und Wohnung der Anteil nach Fläche, Personen oder gleich je Einheit; darunter Summe Kostenanteil, Vorauszahlungen und Ergebnis (Guthaben oder Nachzahlung). Eine Kontrollzeile prüft, dass alle Anteile zusammen den Gesamtkosten entsprechen.
- Blatt „Hinweise“
- Kurzanleitung, die Grenzen der Vorlage (Heizkosten, Personentage, Mieterwechsel) und die Zwölf-Monats-Frist.
Die Spalten erklärt
Blatt „Kosten“
- Kostenart
- Bezeichnung wie im Mietvertrag oder Beleg, zum Beispiel „Grundsteuer“ oder „Müllabfuhr“. Eine Zeile je Kostenart.
- Gesamtbetrag (€)
- Was das ganze Haus im Abrechnungszeitraum gekostet hat, laut Rechnung oder Bescheid. Leere Zeilen bleiben auf 0.
- Umlageschlüssel
- Genau eines der Wörter „Fläche“, „Personen“, „Einheiten“. „Fläche“ verteilt nach m², „Personen“ nach Personenzahl, „Einheiten“ gleich auf alle Wohnungen. Jede andere Schreibweise wird wie „Einheiten“ behandelt.
- Hinweis
- BetrKV-Nummer und Besonderheiten; nur zur Orientierung, ohne Einfluss auf die Rechnung.
Blatt „Einheiten“
- Wohnung
- Bezeichnung, zum Beispiel „Wohnung 3, 1. OG links“. Sie erscheint als Spaltenüberschrift im Blatt „Abrechnung“.
- Fläche (m²)
- Wohnfläche laut Mietvertrag. Die Summe aller Flächen ist die Bezugsgröße für den Schlüssel „Fläche“; leere Wohnungen zählen mit.
- Personen
- Anzahl der Bewohner im Abrechnungszeitraum. Bei Ein- oder Auszug im Jahr reicht eine feste Zahl nicht, dann sind Personentage nötig.
- Vorauszahlungen (€)
- Summe der im Zeitraum tatsächlich gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen, nicht der vereinbarte Betrag.
Blatt „Abrechnung“
- Je Wohnung eine Spalte
- Für jede Kostenart steht der Anteil der Wohnung, berechnet aus Gesamtbetrag, Schlüssel und Bezugsgröße.
- Summe Kostenanteil
- Alle Anteile der Wohnung zusammen; das ist der Betrag, der dem Mieter in Rechnung gestellt wird.
- Vorauszahlungen im Zeitraum
- Übernommen aus dem Blatt „Einheiten“.
- Ergebnis
- Vorauszahlungen minus Kostenanteil: positiv ist ein Guthaben des Mieters, negativ eine Nachzahlung.
- Kontrolle
- Summe aller Anteile über alle Wohnungen. Weicht sie vom Gesamtbetrag ab, ist ein Schlüssel falsch geschrieben oder eine Wohnung fehlt.
So füllen Sie die Vorlage aus
- 01
Belege des Abrechnungszeitraums sammeln: Grundsteuerbescheid, Versicherungen, Wasser, Müll, Hausstrom, Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
- 02
Blatt „Kosten“: Beispielbeträge durch Ihre Gesamtbeträge ersetzen, nicht benötigte Zeilen auf 0 setzen, Schlüssel laut Mietvertrag eintragen.
- 03
Blatt „Einheiten“: alle Wohnungen des Hauses mit Fläche, Personen und gezahlten Vorauszahlungen eintragen, auch leere Wohnungen.
- 04
Blatt „Abrechnung“ prüfen: Kontrollzeile gleich Gesamtbetrag? Dann je Wohnung Kostenanteil, Vorauszahlungen und Ergebnis in das Schreiben an den Mieter übernehmen.
Beispiel aus dem Blatt „Abrechnung“
Erfundene Werte der Vorlage: sechs Wohnungen, 480 m², dreizehn Kostenarten. Hier die ersten drei Wohnungen.
Beispiel
| Kostenart | Schlüssel | Gesamt | Wohnung 165 m² · 1 Pers. | Wohnung 275 m² · 2 Pers. | Wohnung 3120 m² · 2 Pers. |
|---|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | Fläche | 1.920,00 € | 260,00 € | 300,00 € | 480,00 € |
| Wasserversorgung | Personen | 1.260,00 € | 114,55 € | 229,09 € | 229,09 € |
| Entwässerung (Abwasser) | Personen | 900,00 € | 81,82 € | 163,64 € | 163,64 € |
| Müllabfuhr | Personen | 1.080,00 € | 98,18 € | 196,36 € | 196,36 € |
| Straßenreinigung | Fläche | 240,00 € | 32,50 € | 37,50 € | 60,00 € |
| Hausreinigung | Fläche | 960,00 € | 130,00 € | 150,00 € | 240,00 € |
| Gartenpflege | Fläche | 600,00 € | 81,25 € | 93,75 € | 150,00 € |
| Beleuchtung (Hausstrom) | Einheiten | 720,00 € | 120,00 € | 120,00 € | 120,00 € |
| Schornsteinreinigung | Einheiten | 240,00 € | 40,00 € | 40,00 € | 40,00 € |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | Fläche | 1.840,00 € | 249,17 € | 287,50 € | 460,00 € |
| Summe Kostenanteil | 9.760,00 € | 1.207,46 € | 1.617,84 € | 2.139,09 € | |
| Vorauszahlungen | − 1.560,00 € | − 1.800,00 € | − 3.480,00 € | ||
| Ergebnis (+ Guthaben / − Nachzahlung) | + 352,54 € | + 182,16 € | + 1.340,91 € | ||
Wann die Vorlage nicht reicht
Eine Tabelle rechnet Anteile. Diese Fälle brauchen mehr.
- Heizung und Warmwasser (HeizKV)
- Die Heizkostenverordnung verlangt eine Abrechnung zu 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, den Rest nach Fläche. Das leistet die Vorlage nicht. Übernehmen Sie den Anteil je Wohnung aus der Abrechnung Ihres Messdienstes als eigene Kostenzeile mit dem Schlüssel „Einheiten“ und dem Betrag der jeweiligen Wohnung, oder legen Sie die Heizkostenabrechnung bei.
- Leerstand
- Leere Wohnungen bleiben im Blatt „Einheiten“ mit Fläche stehen, Personen 0, Vorauszahlungen 0. Ihr Anteil erscheint in einer eigenen Spalte und bleibt beim Vermieter. Streichen Sie sie, zahlen die übrigen Mieter zu viel.
- Personentage bei Ein- oder Auszug
- Die Vorlage rechnet mit einer festen Personenzahl je Wohnung für das ganze Jahr. Wechselt die Belegung, sind Personentage nötig: Personen × Tage, für jede Wohnung summiert. Tragen Sie dann in „Personen“ die Personentage ein (zum Beispiel 730 statt 2) und bei allen Wohnungen einheitlich.
- Mieterwechsel im Abrechnungsjahr
- Für jedes Mietverhältnis ist eine eigene Abrechnung über dessen Zeitraum nötig, mit Zwischenablesung bei verbrauchsabhängigen Kosten. Die Vorlage kennt nur eine Zeile je Wohnung.
- Gewerbe im Haus
- Verursachen Gewerbeeinheiten erheblich höhere Kosten, ist ein Vorwegabzug nötig, bevor der Rest auf die Wohnungen verteilt wird. Das müssen Sie außerhalb der Vorlage rechnen.
PDF-Muster: so sieht die fertige Abrechnung aus
Ein Schreiben an eine Mieterin mit erfundenen Werten: Absender, Objekt, Zeitraum, jede Kostenart mit Schlüssel und Anteil, Vorauszahlungen und Ergebnis.
MusterMusterstraße 12, 12345 Musterstadt · Wohnung 3, 2. OG links, 120 m² · Zeitraum 2025
| Kostenart | Umlageschlüssel | Gesamt | Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | Fläche | 1.920,00 € | 25 % | 480,00 € |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | Fläche | 1.840,00 € | 25 % | 460,00 € |
| Wasser und Abwasser | Personentage | 2.160,00 € | 25 % | 540,00 € |
| Müllabfuhr | Personentage | 1.080,00 € | 25 % | 270,00 € |
| Hausreinigung | Fläche | 960,00 € | 25 % | 240,00 € |
| Gartenpflege | Fläche | 600,00 € | 25 % | 150,00 € |
| Hausstrom (Beleuchtung) | Einheiten | 720,00 € | 17 % | 120,00 € |
| Schornsteinreinigung | Einheiten | 240,00 € | 17 % | 40,00 € |
| Heizung und Warmwasser | Heizkostenabrechnung | 4.800,00 € | 23 % | 1.104,00 € |
| Kostenanteil der Wohnung | 3.404,00 € | |||
| Vorauszahlungen (12 × 290,00 €) | − 3.480,00 € | |||
| Guthaben Mieterin | 76,00 € | |||
Häufige Fragen
- Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
- Ja. Die Excel-Datei und das PDF-Muster werden direkt in Ihrem Browser erzeugt. Sie geben keine E-Mail-Adresse an und legen kein Konto an. Nichts wird hochgeladen.
- Funktioniert die Vorlage auch in LibreOffice, Numbers oder Google Tabellen?
- Ja. Die Datei ist ein normales .xlsx mit Standardformeln (SUMME, WENN, ANZAHL2). Jedes gängige Tabellenprogramm öffnet und berechnet sie.
- Wie rechnet die Vorlage Heizkosten ab?
- Gar nicht selbst. Heizung und Warmwasser sind nach Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch abzurechnen. Tragen Sie den Anteil je Wohnung aus der Abrechnung Ihres Messdienstes als eigene Kostenzeile ein oder legen Sie die Heizkostenabrechnung bei.
- Was mache ich bei Leerstand oder Mieterwechsel?
- Leere Wohnungen bleiben im Blatt „Einheiten“ stehen, damit deren Anteil beim Vermieter bleibt. Bei einem Mieterwechsel im Jahr erstellen Sie für jedes Mietverhältnis eine eigene Abrechnung über dessen Zeitraum und rechnen Personenkosten nach Personentagen.
- Wann lohnt sich eine Software statt der Vorlage?
- Wenn Sie jedes Jahr mehrere Häuser abrechnen, Personentage tagesgenau rechnen, Belege zuordnen und je Wohnung ein PDF mit Ihnen als Absender erstellen wollen. CRAUS übernimmt das, die Prüfung und der Versand bleiben bei Ihnen.
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